IMPLEMENTASI SISTEM ERP

MAKALAH

IMPLEMENTASI SISTEM ERP

Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Enterprise Resources Planning

Dosen Pengampu: Supriyono, S.Kom, M.Kom

 

Disusun oleh :

Kelompok 5

1.        Ngatini                           201253158

2.        Riza Ulyan N                 201253160

3.        Wulan Dhari                   201253145

4.        Shela Novitasari             201253174

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

2015

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik serta hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudulImplementasi Sistem ERP.

Dalam pemulisan makalah ini kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dosen pengampu mata kuliah ERP yang telah memberikan materi kuliah tersebut dan memberikan tugas ini sehingga dapat berfikir dan bekerja sama antar mahasiswa. Serta pihak-pihak yang sudah membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Tanpa doa dari teman – teman mungkin makalah ini tidak dapat terselesaikan.

Sebelumnya kami meminta maaf karena makalah ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kami mohon saran dan kritik dari pembaca demi perbaikan di kemudian hari. Dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Wa’alaikumsalam Wr.Wb

Kudus,   Maret 2015

Tim Penulis

DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................. i

Kata Pengantar ................................................................................................ ii

Daftar isi .......................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang .......................................................................................... 1

1.2  Rumusan Masalah ...................................................................................... 2

1.3  Batasan Masalah......................................................................................... 2

1.4  Tujuan Penulisan......................................................................................... 2

1.5  Manfaat ..................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Konsep dasar ERP ..................................................................................... 4

2.2  Fase – fase dalam implementasi sistem ERP.............................................. 5

2.3  Karakteristik sistem ERP ........................................................................... 6

2.4  Implemetasi sistem ERP pada sebuah perusahaan .................................... 7

2.4.1.      Studi kasus implementasi sistem ERP ............................................ 7

2.5  Keberhasilan  dan kgagalan implementasi sistem ERP  ............................ 8

2.5.1.      Keberhasilan................................................................................... 8

2.5.2.      Kegagalan ...................................................................................... 9

BAB III PENUTUP

1.    

2.    

3.    

3.1.   Kesimpulan................................................................................................ 12

3.2.   Saran ......................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Enterprise Resoure Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan system informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP terdiri dari bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk distribusi. Pengguna ERP menjadikan semua system di dalam suatu perusahaan menjadi satu system yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi.

Penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan refrensi modul yang sudah berhasil.

Ada beberapa software ERP yang dikenal secara umum, seperti SAP, PeopleSoft, JDEdward dan beberapa merk lainnya. Tidak semua software tersebut bisa dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, kadang kala perusahaan harus merubah aturan bisnisnya untuk dapat menggunakan software ERP tertentu.

Aturan bisnis dan kebutuhan sistem ERP berbeda dan spesifik untuk setiap perusahaan. Perusahaan skala besar, dengan dukungan kondisi ekonomi yang relatif besar, akan dengan mudah memilih softrware mana yang akan digunakan sekalipun harus merubah kebutuhan bisnisnya. Namun, untuk perusahaan skala kecil dan menengah, hal ini tentu saja sulit dilakukkan. Selain harga software ERP yang cukup tinggi.

1.2  Rumusan Masalah

             Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas adalah sebagai berikut :

1.      Apa pengertian dari sistemERP?

2.      Bagaimana karakteristik sistem ERP?

3.      Bagaimana Fase-fase dalam implementasi sistem ERP?

4.      Bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan?

5.      Bagaimana siklus hidup pengembangan sistem ERP ?

6.      Apa keberhasilan dari implementasi sistem ERP?

7.      Apa saja kegagalan dalam penerapan sitem ERP

1.3  Batasan Masalah

             Agar permasalahan dalam rumusan masalah lebih spesifik, maka pada makalah ini penulis membatasi pembahasan masalah sebagai berikut:

1.      Pengertian sistem ERP

2.      Fase – fase dalam implementasi sistem ERP

3.      Karakteristik sistem ERP

4.      Implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan

5.      Keberhasilan dan kegagalan dari implementasi sistem ERP

1.4  Tujuan Penulisan

             Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1.      Sebagai syarat untuk memenuhi tugas matakuliah ERP

2.      Agar mahasiswa mampu memahami bagaimana implementasi sistem ERP pada suatu perusahaan.

1.5  Manfaat

             Adapun manfaat dari disusunnya makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber bacaan dan pengetahuan bagi mahasiswa yang mengikuti matakuliah ERP

2.      Dengan adanya makalah ini mahasiswa dapat memahami implementasi sistem ERP

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Konsep Dasar ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan, baik departemen penjualan, HRD, produksi, atau keuangan. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik hardware/software.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yang maksudnya yaitu menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi yang dapat diakses dan mudah disebarluaskan.     Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkooordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 2.1 : konsep dasar ERP

            Sistem ERP merupakan seperangkat infrastruktur dan software yang tidak dapat dilepaskan dari aspek ‘best practices’ yang artinya merupakan pencerminan cara terbaik dalam mengelola bisnis berdasarkan pengalaman para pelaku bisnis. Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kerja sama dan interaksi antar semua departemen/ fungsi dalam perusahaan.

2.2.Fase-Fase Implementasi Sistem ERP

             Adapun fase – fase dalam implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut :

a.       Fase inisisasi

            Fase inisiasi yaitu berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya ada tawaran dari vendor, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemnafaatan anggaran tejnologi informasi yang lebih baik.

b.      Fase evaluasi

            Pada fase ini meliputi evaluasi proses bisnis, analisa kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

c.        Fase selection

            Pada fase ini dapat berlangsung dalam waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.

d.      Fase modifikasi

            Fase modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara, cara pertama yaitu memodifikasi apa saja yang terjadi dalam rangkaian proses analisa-konfigurasi dan pengujian sampai mendapatkan hasil yang diinginkan atau sampai batasan waktu tertentu. Cara kedua yaitu dengan melakukan pemilihan status target tertentu kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu. Dalam fase modifikasi perlu dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

e.       Fase penyelesaian

            Apabila semua berjalan dengan lancar, maka konsumen akan melunasi pembayaran yang tergantung pada kontrak. Pada tahapan ini perusahaan akan mendapatkan pelajaran serta pengalaman atas semua kejadian selama proyek implementasi berlangsung, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan serta peluang implementasi selanjutnya.

2.3.Karakteristik Sistem ERP

             Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut (WHL-2006):

1.      Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata(real time).

6.      Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

8.      Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.4.Implementasi Sistem ERP

             Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Penerapan ERP banyak ditemukan pada industri manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai aplikasi atau software ERP. Software ERP yang banyak beredar di pasaran yaitu SAP, JDE, Baan, Protean, Compiere, Magic, dll.

             Ada beberapa alternatif cara dalam menerapkan sistem ERP, diantaranya adalah:

1.      Melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluiruh

            Perusahaan mengganti sitem lama dengan sitem ERP. Cara ini juga mengandung resiko, seperti kesiapan perusahaan dengan adanya pergantian sistem yag baru.

2.      Melakukan strategi franchise

            Cara ini dilakukan dengan mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit perusahaan. Implementasi biasanya fokus pada satu unit terlebih dahulu. Cara Ini mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit itu apakah bisa berjalan dengan baik atau tidak. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP dapat diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi percobaan sebelumnya.

2.4.1.      Studi kasus implementasi sistem ERP

               PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. Merupakan produsen jenis makanan dan minuman yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Didirikan tahun 1990 oleh sudono salim dengan nama Panganjaya Intikusuma. Perusahaan ini telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions.

a.       Permasalahan yang dihadapi  :

·         Indofood Tbk adalah perusahaan dengan cakupan bisnis yang sangat luas

·         Perusahaan ini memproduksi berbagai jenis olahan pangan

·         Aktivitas bisnis dilakukan dalam skala besar

b.      Penerapan ERP di Indofood Tbk. :

·         SAP R/3 sebagai solusi ERP

·         SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM)

c.       Manfaat implementasi ERP di PT Indofood Tbk. :

·         Menyesuaikan minat konsumen

·         Distribusi informasi

·         Pengarsipan dokumen

d.      Tantangan yang dihadapi :

·         Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yangs alah bisa menjadi mimpi buruk

·         ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil diperusahaan yang lain

·         Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

·         Orang –orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

1.5.Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem ERP

1.5.1.      Keberhasilan

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP, yaitu:

1.      Proses bisnis yang matang

              Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan imlementasi ERP. ERP tidak dapat diimplementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki proses bisnis yang jelas.

2.      Change management yang baik

              Implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan kebiasaan pada perusahaan tersebut.

Change management sangat diperlukan untuk memberikan pelatihan kepada pengguna, operator atau pihak yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.

3.      Komitmen

                    Implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan hingga pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem sangat diperlukan.

4.      Kerjasama

               Kerjasama harus dilakukan dengan baik anatara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan inplementasi. Konsultan dan pengguna sudah menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi.

5.      Good Consultant

              Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam implementasi.

1.5.2.      Kegagalan penerapan sistem ERP

                    Dari berbagai implementasi di perusahaan  dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini adalah beberapa faktor yaitu:

1.      Ketika tidak ada atau kurangnya dukungan dari pimpinan

            Instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil oleh pimpinan. Orang-orang harus mempunyai komitmen yang tegas untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang – orang yang dimasukkan dalam proyek akanmeluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek ini yang pada awalnya kelihatan seperti hal yang tidak berguna. Disinilah dibutuhkan dukungan dari pimpinan.

2.      Ketika proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

            Proyek tidak akan berjalan sebagaimana mestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian/departemen saja. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan antara departemen yang satu dengan departemen yang lain.

3.      Ketika tidak ada yang diserahi tugas untuk menjadi Person in charge(PIC).

            Untuk satu proyek seperti ini sangat dibutuhkan seseorang yang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager. Hal ini untuk meningkatkan komitmen agar terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.

4.      Ketika untuk segala proses dan prosedur implementasi diserahkan kepada tim IT saja.

            Hal ini umum terjadi, dimana anggota tim yang terlibat proyek implementasi hanya menyerahkan pengambilan keputusan atau perubahan prosedur kepada pihak IT saja dengan alasan mereka orang yang secara teknik menguasai bidang tersebut. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar di bagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama di dalamnya.

5.      Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi

            Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan implementasi dan instalasi yang sudah mengetahui kira-kira masalah yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah sesuai dengan pengalaman yang dimiliki.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

            ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan,  dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan dari implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Selain berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan pada perubahan budaya perusahaan.

3.2. Saran

       Sebaiknya dalam implementasi sistem ERP memperhatikan hal – hal apa saja yang berpengaruh seperti ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan, Juga  alternatif – alternatif apa saja yang bisa digunakan karena sistem ERP pada setiap unit perusahan berbeda – beda.

DAFTAR PUSTAKA

(n.d.). Retrieved from http://www.mentaya.co.id/mty16/index.php/77-ulasan/68-apa-itu-erp

Catalya, P. (2014). Analisa Dampak Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Terhadap Efektivitas Pengendalian Internal BUMN Dalam Pelaporan Keuangan Di Indonesia. Semarang: Universitas Diponegoro.

Wibisono, S. (2005). Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi. Teknologi Informasi DINAMIK Volume X, No.3 , 150-159.